01De drie vragen die bepalen of iets zich leent
Loop een taak langs deze drie vragen. Drie keer ja betekent: dit kan bijna zeker uit handen. Eén keer nee betekent meestal: nog niet, of niet helemaal.
- 01Hoe vaak komt het terug? Dagelijks of wekelijks is interessant. Een paar keer per jaar zelden — dan kost het inrichten en onderhouden meer dan het oplevert.
- 02Verloopt het volgens vaste regels? Kun je het uitleggen als 'als dit, dan dat'? Dan is het te automatiseren. Moet je 'het hangt ervan af' zeggen, dan zit er een oordeel in dat een mens moet vellen.
- 03Staat de informatie al digitaal? Een e-mail, een bestand of een systeem: prima. Een papiertje op de balie of een telefoontje moet eerst digitaal worden, anders verplaats je het probleem.
02Taken die zich bijna altijd lenen
| Waar in het bedrijf | De taak die blijft terugkomen | Wat er verandert |
|---|---|---|
| Verkoop | Offerte opstellen uit standaardregels en prijzen | De offerte staat klaar; jij controleert en verstuurt |
| Verkoop | Aanvraag uit het contactformulier overtypen in je klantsysteem | De aanvraag staat er meteen in, met de juiste velden gevuld |
| Administratie | Inkoopfacturen overtikken in de boekhouding | De gegevens worden uitgelezen; iemand keurt alleen nog goed |
| Administratie | Herinneringen sturen voor openstaande facturen | Gaat vanzelf op de afgesproken dag, met de juiste toon |
| Operatie | Dezelfde gegevens in twee systemen bijhouden | Eén keer invoeren, het andere systeem volgt automatisch |
| Management | Maandrapportage samenstellen uit exports | Staat er zonder dat iemand iets exporteert |
| Personeel | Nieuwe medewerker aanmelden in vijf systemen | Eén formulier zet de rest in gang |
De rode draad: het gaat bijna altijd om informatie die van A naar B moet, waar nu een mens tussen zit met een toetsenbord.
03Taken die je beter met rust laat
- Werk waarin je per geval een afweging maakt: prijsonderhandelingen, beoordelingen, klachten met een emotionele lading.
- Uitzonderingen. Als negen van de tien gevallen anders zijn, is er geen regel om vast te leggen.
- Processen die op de schop gaan. Automatiseer geen werkwijze die je over drie maanden vervangt.
- Alles waar een handtekening of een wettelijke verantwoordelijkheid aan hangt zonder dat een mens meekijkt.
- Klantcontact waar het contact zelf de waarde is. Sneller is daar niet beter.
De duurste fout Een omslachtig proces automatiseren in plaats van het af te schaffen. Vraag altijd eerst: wat gebeurt er als we deze stap gewoon weglaten? Verrassend vaak is het antwoord: niets.
04Hoe je bepaalt waar je begint
Zet je kandidaten naast elkaar en scoor ze op drie punten. De taak met de hoogste totaalscore is je startpunt — niet de taak die technisch het interessantst klinkt.
| Wat je weegt | Lage score | Hoge score |
|---|---|---|
| Frequentie | Een paar keer per jaar | Elke dag, door meerdere mensen |
| Ergernis | Niemand klaagt erover | Het is het standaardvoorbeeld bij elke koffiepauze |
| Gevolg van een fout | Iemand corrigeert het zelf | Een klant merkt het, of het kost geld |
Begin klein en zichtbaar. Eén taak die aantoonbaar werkt, maakt het gesprek over de volgende tien makkelijker dan welk plan op papier ook.
05Wat je op orde moet hebben voordat je begint
- Iemand die het proces echt kent en beslissingen mag nemen over de regels.
- De uitzonderingen opgeschreven: wat gebeurt er als er iets ontbreekt of niet klopt?
- Een afspraak over wie er een seintje krijgt als de automatisering vastloopt.
- Toegang tot de systemen waar de gegevens in staan.
- Een terugvaloptie: hoe doen we het als het even niet werkt?
Vooral dat vierde en vijfde punt worden overgeslagen. Automatisering die stilletjes stopt, is gevaarlijker dan handwerk — want niemand merkt het.
06Zo pak ik dit aan
In de Fundamentcheck schrijf ik op wat er bij jou terugkomt en scoor ik dat op frequentie, ergernis en risico. Daarna bouw ik één taak af, inclusief de melding als er iets misgaat, zodat je in de praktijk ziet wat het je oplevert voordat je verder investeert.