68% van alle facturen wordt nog handmatig verwerkt. Ontdek hoeveel dit jou kost en hoe automatisering je factuurverwerking tot drie keer goedkoper maakt.
68% verwerkt facturen nog handmatig
Uit onderzoek van DocuClipper blijkt dat 68% van alle factuurdata nog handmatig in ERP-software wordt ingevoerd. Dat betekent printen, controleren, handmatig overtypen, archiveren en goedkeuringen opvolgen, voor elke individuele factuur. In een tijd waarin bijna alles digitaal kan, is dit een van de meest hardnekkige handmatige processen in het bedrijfsleven.
De werkelijke kosten: EUR 9 tot 18 per factuur
Europees onderzoek laat zien dat handmatige factuurverwerking EUR 9 tot 18 per factuur kost wanneer je arbeidsuren, foutcorrectie en verwerkingstijd meerekent. Geautomatiseerde verwerking brengt dit terug naar EUR 3 tot 6 per factuur. Voor een MKB-bedrijf dat 500 facturen per maand verwerkt, is dat een potentiele besparing van EUR 36.000 tot 72.000 per jaar. Dat zijn geen theoretische cijfers maar concrete besparingen die direct op je resultaat drukken.
Meer dan alleen geld: fouten en vertragingen
Handmatige verwerking heeft een foutenpercentage van 1 tot 3%. Te late betalingen door verwerkingsvertragingen beschadigen je leveranciersrelaties. Ontbrekende facturen veroorzaken cashflowproblemen omdat je geen volledig beeld hebt van je verplichtingen. En audits worden een nachtmerrie wanneer documentatie verspreid is over e-mail, papier en spreadsheets. De indirecte kosten van handmatige verwerking zijn vaak groter dan de directe kosten.
Hoe automatische factuurverwerking werkt
OCR-technologie leest automatisch de data van inkomende facturen, ongeacht het format. AI categoriseert facturen en matcht ze met bestaande orders of contracten. Goedkeuringsworkflows routeren facturen automatisch naar de juiste persoon op basis van bedrag en type. Integratie met je boekhoudsoftware zorgt dat goedgekeurde facturen direct worden verwerkt. Het hele proces van ontvangst tot betaling verloopt gestroomlijnd, met menselijke controle alleen waar het nodig is.
Starten met factuurautomatisering
Je hoeft niet alles in een keer te automatiseren. Begin met je hoogste volume factuurtype, dat levert de snelste return op. Meet de tijdsbesparing na een maand om de business case te onderbouwen voor verdere automatisering. Betrek je finance team vanaf het begin bij het proces, want zij kennen de uitzonderingen en randgevallen het beste. Bij do-it bouwen we maatwerkintegraties die factuurverwerking koppelen aan je bestaande systemen.
