Van losse spreadsheets naar cijfers die kloppen

Bijna elk bedrijf begint met een spreadsheet, en terecht: het is snel, gratis en iedereen snapt het. Het gaat pas mis op vier voorspelbare momenten.

1. 01De tweede gebruiker Zodra een collega ook bijwerkt, ontstaan er versies. Vanaf dat moment is het antwoord op 'welk bestand is goed?' een discussie in plaats van een feit.
2. 02De eerste stille fout Iemand sleept een rij, een formule verwijst naar de verkeerde cel en het totaal klopt nog steeds — het is alleen het verkeerde totaal. Zulke fouten geven geen foutmelding.
3. 03De koppeling met de maand ervoor Je wilt vergelijken met vorig jaar, maar de indeling is intussen twee keer veranderd. Historie vergelijken wordt handwerk.
4. 04Het vertrek van de maker De enige die begreep hoe het in elkaar zat, werkt hier niet meer. Niemand durft er nog iets in te veranderen.

Een datafundament is geen nieuw systeem waar je in gaat werken. Het is een tussenlaag die drie dingen doet, automatisch en elke nacht opnieuw.

1. 01Verzamelen De cijfers worden opgehaald uit je boekhouding, je urenregistratie, je webshop en wat je verder gebruikt. Jij hoeft niets te exporteren.
2. 02Opschonen Dubbele klanten worden samengevoegd, datums krijgen dezelfde notatie, een klant heet overal hetzelfde. Dit is het saaie werk waar de kwaliteit vandaan komt.
3. 03Ontsluiten Wat overblijft is één set cijfers waar een dashboard, een rapport of een export op kan aansluiten. Wie later iets nieuws wil bouwen, bouwt op dezelfde bron.

De volgorde die mensen omdraaien Veel trajecten beginnen bij het dashboard omdat dat het leukste deel is. Als de bron niet klopt, levert dat een mooi scherm met verkeerde getallen op — en dat is erger dan geen scherm, want nu gelooft iedereen het.

1. 01Kies één proces Neem het overzicht dat de meeste ergernis oplevert. Niet je hele administratie tegelijk — dat traject wordt te groot en haalt de eindstreep niet.
2. 02Leg de definities vast Wat is 'omzet'? Met of zonder doorbelaste kosten? Telt een geannuleerde order mee? Eén A4 met afspraken voorkomt maanden discussie.
3. 03Koppel de bronnen De systemen die je al hebt worden aangesloten. In deze stap komt meestal aan het licht welke gegevens er structureel ontbreken.
4. 04Vergelijk met de oude situatie Draai het oude spreadsheet en het nieuwe fundament een maand naast elkaar. Verschillen zijn geen probleem maar informatie: ze wijzen precies aan waar een afspraak ontbrak.
5. 05Zet het spreadsheet op alleen-lezen Pas als het nieuwe klopt, gaat de oude bron dicht. Twee bronnen naast elkaar laten bestaan is de zekerste manier om weer terug bij af te komen.

• Verzamel de drie spreadsheets waar je bedrijf echt op draait.
• Schrijf per bestand op wie het bijhoudt en hoe lang dat per maand kost.
• Noteer welke systemen de cijfers oorspronkelijk bevatten.
• Schrijf de drie vragen op waar je elke maand een antwoord op zoekt.
• Zoek de laatste keer op dat twee overzichten elkaar tegenspraken, en waarom.

Met deze vijf dingen op tafel is een eerste gesprek meteen inhoudelijk in plaats van verkennend.

• Eenmalige berekeningen en scenario's: daar is een spreadsheet nog altijd het snelste gereedschap.
• Persoonlijke werklijstjes die verder niemand hoeft te lezen.
• Een proces dat over een half jaar toch verandert — wacht tot het uitgekristalliseerd is.
• Één bestand, één gebruiker, geen historie nodig. Dan is er geen probleem om op te lossen.

Ik begin met het proces dat het meeste schuurt en met een A4 vol definities. Daarna koppel ik de bronnen die je al hebt, laten we oud en nieuw een maand naast elkaar draaien, en pas als de getallen elkaar vinden, gaat de oude bron dicht. Je data en je accounts staan op jouw naam en ik leg alles vast, dus je zit nergens aan vast.