Wat is een dashboard en wanneer heb je er een nodig?
Een dashboard is één scherm dat de cijfers van je bedrijf automatisch bij elkaar zet: omzet, marge, voorraad, uren, openstaande facturen. Je hebt er een nodig zodra je beslissingen neemt op gevoel, of op cijfers die iemand eerst met de hand moet verzamelen. Kost dat verzamelen elke maand een dagdeel, dan betaalt een dashboard zichzelf terug.
- Een dashboard ververst zichzelf. Een rapport maakt iemand elke keer opnieuw.
- De winst zit niet in mooiere grafieken, maar in eerder ingrijpen.
- Begin met vijf cijfers waar je echt op stuurt, niet met vijftig die interessant lijken.
- Kloppen je bronnen niet, dan is een dashboard een nettere versie van hetzelfde probleem.
- Twijfel je? Tel hoeveel uur er per maand in cijfers verzamelen gaat zitten.
Wat een dashboard wél is
Een dashboard haalt cijfers op uit de systemen die je al gebruikt — je boekhouding, je urenregistratie, je webshop, je voorraad — en zet ze bij elkaar op één scherm. Zonder dat iemand daar iets voor hoeft te doen. Open je het maandagochtend, dan staat er wat er zondagavond nog is gebeurd.
- Het ververst zichzelf: niemand hoeft nog te exporteren, te knippen en te plakken.
- Iedereen kijkt naar hetzelfde getal, dus het gesprek gaat over de oorzaak in plaats van over de bron.
- Je ziet een afwijking op het moment dat die ontstaat, niet zes weken later bij de kwartaalcijfers.
- Je kunt doorklikken: van het totaal naar de klant, het project of de week waar het misgaat.
Het verandert in zichzelf niets. Het maakt zichtbaar wat er misgaat, zodat jij eerder kunt bijsturen. Weet je vooraf niet welke beslissing je ermee wilt nemen, dan bouw je een decoratiestuk.
Vijf signalen dat je er een nodig hebt
- Iemand is elke maand een dagdeel bezig met het maken van hetzelfde overzicht.
- Twee afdelingen noemen verschillende getallen als antwoord op dezelfde vraag.
- Je hoort pas achteraf dat een project of een klant verlieslatend was.
- De belangrijkste cijfers zitten in het hoofd van één persoon — en die persoon gaat ook weleens op vakantie.
- Je stelt beslissingen uit omdat je de onderbouwing niet paraat hebt.
Herken je er twee of meer, dan zit de winst niet in techniek maar in tijd en rust: je stopt met verzamelen en begint met sturen.
Wanneer je er (nog) geen nodig hebt
Eerlijk is eerlijk: niet elk bedrijf heeft een dashboard nodig. Sla het voorlopig over als een van deze punten op jou van toepassing is.
- Je hebt één systeem dat alles bijhoudt en het overzicht dat er standaard in zit is genoeg.
- De cijfers in je bronsystemen kloppen niet. Los dat eerst op — een dashboard maakt fouten alleen sneller zichtbaar, in een mooier jasje.
- Je weet nog niet welke vraag je beantwoord wilt hebben. Schrijf eerst de drie vragen op die je elke maand stelt.
- Er is niemand die er wekelijks naar gaat kijken. Een dashboard zonder eigenaar is binnen een maand dood.
Welke cijfers zet je erop?
Begin bij de vraag, niet bij het cijfer. Onderstaande indeling werkt voor de meeste MKB-bedrijven als vertrekpunt — welke er bij jou echt toe doen, hangt af van waar je op stuurt.
| Wie kijkt | De vraag die hij of zij stelt | Wat er dan op moet |
|---|---|---|
| Directie | Verdienen we nog wat we denken te verdienen? | Omzet en marge per maand, per klant en per dienst |
| Verkoop | Waar staan de lopende kansen? | Openstaande offertes, hoeveel er wordt gegund, verwachte omzet |
| Operatie | Halen we wat we beloofd hebben? | Doorlooptijd, achterstanden, capaciteit per week |
| Financiën | Komt het geld op tijd binnen? | Openstaande facturen, hoe lang ze al openstaan, verwachte kaspositie |
Meer dan vijf tot zeven cijfers op één scherm en er kijkt niemand meer. Wat overblijft zet je een klik dieper, voor wie het wil weten.
Dashboard, rapport of het overzicht in je systeem
Deze drie worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze een ander probleem oplossen.
| Rapport | Overzicht in een systeem | Dashboard | |
|---|---|---|---|
| Wie maakt het | Een medewerker, met de hand | De leverancier van dat systeem | Ingericht op jouw vragen |
| Hoe actueel | Zo oud als de laatste export | Actueel, maar alleen dat ene systeem | Actueel, over al je systemen heen |
| Waar het misgaat | Kost tijd en versies lopen uiteen | Mist de cijfers uit je andere systemen | Waardeloos als de bron rommelig is |
Zo pakken wij dit aan
We beginnen niet bij het scherm maar bij de drie vragen waar je elke maand een antwoord op zoekt. Daarna kijken we of de systemen die je al hebt die antwoorden kunnen leveren. Binnen twee weken staat er een eerste werkende versie waar je team mee kan spelen — want pas als je het ziet, weet je of het klopt.
Waar je hierna heen kunt
Wat mensen ons hierover vragen
Wat is het verschil tussen een dashboard en een rapportage?
Een rapportage is een momentopname die iemand maakt; een dashboard ververst zichzelf en laat altijd de actuele stand zien. Een rapportage kost elke maand opnieuw tijd, een dashboard eenmalig inrichting.
Hebben we een apart datasysteem nodig voordat we een dashboard kunnen maken?
Niet altijd. Komen alle cijfers uit één systeem en kloppen ze, dan kan een dashboard er direct op aansluiten. Zodra je cijfers uit meerdere systemen wilt combineren, is een tussenlaag die alles verzamelt en opschoont wél verstandig.
Hoe weet ik of de cijfers op een dashboard kloppen?
Door bij oplevering een steekproef te doen: kies een maand en tel een paar getallen na in het bronsysteem. Wijkt het af, dan zit de fout bijna altijd in de bron of in een afspraak over wat je meetelt — niet in het dashboard zelf.
Hoeveel cijfers zet je op één dashboard?
Vijf tot zeven op het hoofdscherm. Alles wat daar niet op past, zet je een niveau dieper. Een scherm dat alles laat zien, laat in de praktijk niets zien.
Wat kost een dashboard?
Dat hangt vooral af van het aantal bronnen dat je wilt koppelen en van hoe schoon de gegevens daarin zijn. Eén bron met nette gegevens is een klein traject; vijf bronnen die elkaar tegenspreken is een groter traject. Op onze kostenpagina staan de bandbreedtes.
Andere onderwerpen
Zal ik laten zien hoe jouw cijfers eruit zouden zien?
Gratis kennismaking, geen verplichtingen. We kijken samen waar bij jou de meeste winst zit.