Het gemiddelde bedrijf gebruikt 275 SaaS-apps en betaalt tot EUR 9.000 per medewerker per jaar. Ontdek de verborgen kosten en hoe je orde schept in de chaos.
275 apps — en niemand heeft overzicht
De 2025 SaaS Management Index van Zylo laat zien dat het gemiddelde bedrijf 275 SaaS-applicaties gebruikt. IT-afdelingen zijn doorgaans maar van een fractie daarvan op de hoogte. Shadow IT betekent dat medewerkers zelf tools aanschaffen zonder goedkeuring, wat leidt tot beveiligingsrisico's en kostenoverlap. Elke afdeling heeft zijn eigen favoriete tools en niemand heeft het totaaloverzicht.
De verborgen kosten: tot EUR 9.000 per medewerker
De gemiddelde SaaS-uitgaven liggen tussen de 9.000 en 10.000 dollar per medewerker per jaar. Een groot deel daarvan gaat verloren aan ongebruikte licenties, dubbele tools en vergeten abonnementen. Voor een MKB-bedrijf met 50 medewerkers kan dat optellen tot potentieel EUR 450.000 per jaar aan SaaS-kosten. Het probleem is dat niemand deze kosten bewust maakt, ze sluipen er geleidelijk in met elke nieuwe tool die iemand aanschaft.
Drie signalen van SaaS-wildgroei
Het eerste signaal: meerdere teams gebruiken verschillende tools voor hetzelfde doel, denk aan drie projectmanagementtools en twee CRM-systemen naast elkaar. Het tweede signaal: niemand in de organisatie weet wat de totale maandelijkse SaaS-uitgaven zijn. Het derde signaal: medewerkers bouwen workarounds omdat bestaande tools niet met elkaar integreren, zoals handmatig data overzetten tussen systemen. Als je een van deze signalen herkent, is het tijd om actie te ondernemen.
Van 275 tools naar een gestroomlijnd ecosysteem
De aanpak is praktisch: begin met een audit van alle SaaS-abonnementen in je organisatie. Identificeer overlap en ongebruikte licenties. Consolideer rondom kernplatformen die de belangrijkste behoeften afdekken. Onderhandel over enterprise-licenties waar mogelijk voor volumekorting. Implementeer Single Sign-On en toegangsbeheer zodat je grip houdt op wie welke tools gebruikt. Dit klinkt als een groot project, maar het levert vaak binnen maanden al significante besparingen op.
Maatwerkplatforms vs. tool-stapeling
Soms vervangt een op maat gebouwd platform vijf tot tien losse SaaS-abonnementen. Als je de total cost of ownership vergelijkt, inclusief licentiekosten, integratiekosten en de tijd die je team kwijt is aan het schakelen tussen tools, is maatwerk vaak voordeliger dan je denkt. Het voordeel: alles werkt samen, data stroomt automatisch en je team heeft een plek in plaats van tien. Bij do-it helpen we bedrijven om hun toollandschap te consolideren met maatwerkoplossingen die alles integreren wat ze nodig hebben.
