Waar loop je op vast?
Je team typt de hele dag gegevens van het ene systeem in het andere
Twee systemen die elkaar niet kennen. Zo loopt informatie vanzelf door.
Waar zit het probleem?
Overtypen ontstaat waar twee systemen elkaar niet kennen: een order komt binnen per mail, de klant staat in het ene pakket en de factuur in het andere. De oplossing is die stappen aan elkaar knopen, zodat informatie één keer wordt ingevoerd en vanzelf doorloopt, met een spoor van wat er gebeurd is.
Herken je dit?
- Je team is meer aan het overtypen dan aan klantcontact.
- Dezelfde klantgegevens voer je in twee of drie schermen in.
- Er gaat een bestand heen en weer per mail omdat het niet anders kan.
- Als iemand op vakantie is, blijft een stap in het proces liggen.
- Niemand kan achteraf zien waar een order is blijven hangen.
Wat het je kost.
Uren die nergens aan bijdragen
Overtypen levert de klant niets op. Het is werk dat betaald moet worden zonder dat er iets van waarde bij komt.
Eén typefout werkt door
Een verkeerd adres of aantal reist mee naar de order, de factuur en de rapportage. Rechtzetten kost meer tijd dan het invoeren zelf.
Het proces zit in hoofden
Als de stappen niet vastliggen maar bij mensen zitten, valt het werk stil bij ziekte, drukte of vertrek.
Zo pak ik het aan.
Ik volg het proces van begin tot eind
Van binnenkomende aanvraag tot verstuurde factuur: waar wordt iets overgetypt, en waarom. Dat zie ik in de Fundamentcheck.
Ik knoop één stap aan elkaar
Eén soort gegevens, van één plek naar één systeem. Informatie wordt één keer ingevoerd en loopt daarna door, met een scherm waarop jij goedkeurt.
Je ziet per stap wat er gebeurd is
Elke actie laat een spoor achter. Loopt er iets vast, dan zie je meteen waar, in plaats van te moeten gaan zoeken.
Vragen die ik vaak krijg.
Meestal niet. Ik werk zoveel mogelijk met wat je al hebt. Pas als een systeem het echt in de weg zit, bespreken we of vervangen verstandiger is.
In de praktijk verdwijnt het saaie deel, niet de baan. Het werk dat overblijft, is het werk waar een mens voor nodig is: klanten, uitzonderingen, beoordelen.
Dan stopt de stap en krijgt een mens een seintje, met wat er precies vastliep. Liever een melding dan iets dat stilletjes de verkeerde kant op gaat.
Binnen vier weken staat er een eerste werkende versie van één stap. Ik begin bij de stap die de meeste tijd kost en het minste risico heeft.
Zullen we kijken waar jij staat?
Een half uur, gratis, online of bij jou. Ik zeg eerlijk of ik kan helpen, ook als het antwoord nee is.
Ik reageer binnen één werkdag.